ترفندها و نکات حرفه‌ای استفاده از تجهیزات اداری | عملکرد بهتر با آموزش ساده
بسیاری از کاربران از ۱۰۰٪ قابلیت‌های دستگاه‌های اداری خود استفاده نمی‌کنند! در این دسته‌بندی، با نکات کاربردی، میان‌برها، و ترفندهای حرفه‌ای آشنا می‌شوید که کمک می‌کنند عملکرد دستگاه‌های اداری شما سریع‌تر، بهتر و بهینه‌تر باشد.
🖨️ ترفندهای استفاده از پرینتر
- استفاده از تنظیمات “Draft Mode” برای صرفه‌جویی در جوهر
- پرینت دو رو (Duplex) برای صرفه‌جویی در کاغذ
- تعریف پروفایل‌های پرینت مختلف برای کاربردهای متفاوت
- پاک کردن حافظه صف چاپ در ویندوز در مواقعی که پرینت گیر می‌کند
- استفاده از اپلیکیشن‌های موبایلی برای پرینت بی‌سیم
🖥️ ترفندهای اسکن بهتر با اسکنر
- انتخاب DPI مناسب بر اساس نوع سند (متن یا تصویر)
- استفاده از OCR برای تبدیل تصویر به متن قابل ویرایش
- فشرده‌سازی اسناد بدون افت کیفیت با فرمت PDF-A
- ذخیره مستقیم در فضای ابری (Google Drive، Dropbox و…)
- اسکن چند صفحه به یک فایل با قابلیت Batch Scan
🔦 بارکدخوان و ترفندهای دقیق‌خوانی
- تنظیم فاصله مناسب بین بارکد و دستگاه
- تمیز کردن لنز برای جلوگیری از خواندن اشتباه
- فعال‌سازی حالت Continuous برای اسکن سریع چند کالا
- استفاده از تنظیمات صدای بوق برای بررسی فوری موفقیت اسکن
- تغییر فرمت خروجی به Excel یا CSV برای راحتی گزارش‌گیری
📠 دستگاه کپی و کاربردهای کمتر شناخته‌شده
- ترکیب چند صفحه روی یک برگ A4
- استفاده از Copy ID Card برای کپی کارت‌های شناسایی دوطرفه
- روشنایی و کنتراست دستی برای اسناد کم‌رنگ
- تنظیم زمان خواب خودکار برای صرفه‌جویی انرژی
- چاپ چند نسخه بدون وارد کردن مجدد سند
✂️ نکات حرفه‌ای در استفاده از کاغذ خردکن
- استفاده از ورق روغن مخصوص برای حفظ عملکرد تیغه‌ها
- خرد کردن کارت‌های اعتباری و CD با تنظیمات مخصوص
- تخلیه به‌موقع سطل برای جلوگیری از آسیب تیغه‌ها
- روشن کردن دستگاه قبل از ورود کاغذ برای عملکرد روان
- رعایت حداکثر تعداد ورق در هر بار استفاده
📽️ ترفندهای تصویر بهتر با پروژکتور
- استفاده از حالت Presentation برای بیشترین وضوح
- کاهش نویز فن با تنظیمات Eco Mode
- تنظیم Keystone برای تصحیح زاویه نمایش
- بررسی عمر لامپ در تنظیمات داخلی دستگاه
- استفاده از پرده نمایش سفید یا خاکستری برای کیفیت تصویر بیشتر
🟫 خلاصه اینکه
آشنایی با نکات و ترفندهای استفاده از تجهیزات اداری نه تنها باعث افزایش بهره‌وری می‌شود، بلکه هزینه‌های نگهداری و تعمیر را نیز کاهش می‌دهد. این دسته‌بندی به کاربران کمک می‌کند با یادگیری نکات ساده اما کاربردی، از دستگاه‌های خود بیشترین بازده را دریافت کنند.
